Introduction
Lorsque vous collaborez avec Travod International Ltd. (« Travod »), vos données personnelles sont utilisées pour notre activité quotidienne et nos besoins, en tant que société prestataire de traductions. Dans le cadre de ces activités, nous nous assurons que vos données sont protégées en respectant les normes les plus strictes, en accord avec les lois et dispositions de la réglementation UE 2016/679, connue sous le nom de Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette Déclaration de confidentialité décrit les moyens mis en œuvre par Travod pour traiter, protéger et respecter vos droits en tant que personne.
I. Objectifs du traitement
Travod reçoit vos données personnelles lorsque vous utilisez le formulaire d’inscription en ligne et/ou lorsque vous envoyez des données personnelles par e-mail. Nous stockons et utilisons ces données dans les cas suivants :
- faire correspondre vos compétences et capacités linguistiques avec le service de traduction demandé par nos clients ;
- vérifier vos disponibilités à répondre à une demande de traduction ;
- vous contacter concernant les services que vous avez fournis à Travod en tant que prestataire ;
- transmettre les demandes de clients et les documents afférents ;
- évaluer votre travail pour de futures collaborations ;
- procéder au paiement des services rendus.
II. Fondements juridiques du traitement de données personnelles
Travod ne traitera vos données que s’il y a un fondement légal pour le faire. En accord avec les contraintes et les dispositions actuelles du RGPD, nous traiterons vos données uniquement dans les cas suivants :
- pour honorer un contrat entre vous, en tant que prestataire, et Travod ;
- pour se soumettre à une obligation légale ;
- lorsque vous avez consenti à leur utilisation pour un objectif spécifique ;
- pour poursuivre un intérêt légitime, qui est la création et la maintenance d’une base de données de prestataires ; pour générer des statistiques se rapportant à nos prestataires et à nos clients ; et pour améliorer nos services en continu : nous utiliserons alors vos données uniquement dans les cas ci-dessus, dans la limite de votre intérêt et de vos droits fondamentaux et
- pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’autres personnes.
III. Les catégories de données personnelles que nous traitons
Après avoir établi les objectifs et les bases légales appropriées pour le traitement des données personnelles, nous définissons ici quelles catégories de données personnelles nous utilisons. Dans cet objectif, nous traitons les catégories de données listées dans le tableau ci-dessous. Cette liste n’est cependant pas exhaustive : elle indique les types principaux de données personnelles que nous traitons dans le cadre de notre activité courante.
| Informations générales | Informations financières | Performance professionnelle | |
| Types de données personnelles | Issues de votre CV, de vos différents profils professionnels publics et/ou saisies sur notre formulaire d’inscription en ligne : prénom, nom, date de naissance, études, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, expérience professionnelle, références, tarifs | Banque, compte PayPal, compte Skrill, compte TransferWise | Nombre de projets, nombre de mots par jour, notation basée sur les appréciations des clients, d’autres traducteurs ou de nos experts |
IV. Stockage, conservation et suppression des données personnelles
Les données personnelles utilisées par Travod sont stockées dans notre Système de gestion des traductions. En général, la durée du stockage chez Travod est basée sur des critères qui combinent les périodes de rétention légalement obligatoires, les litiges potentiels ou en cours, nos droits de propriété intellectuelle, les exigences de nos contrats, ainsi que toute directive ou tout besoin opérationnels.
Pour limiter le stockage à une période raisonnable, les données personnelles seront conservées tant qu’une relation active existera entre vous et Travod, à raison d’une mission tous les deux ans au minimum. Après l’expiration de ce délai, Travod se réserve le droit de stocker vos données uniquement pour répondre à des contraintes légales, pour des litiges en cours ou futurs et pour exécuter des contrats actifs. Une fois toutes ces raisons épuisées, vos données personnelles seront supprimées ou bien traitées pour les anonymiser.
V. Transfert de données personnelles
Transfert à des tiers
Travod pourra transférer des données personnelles à des tiers dans certains cas. En général, ces transferts se font dans deux cas :
- communication à des clients, avec l’accord explicite du prestataire ou pour remplir des obligations contractuelles ou légales (par exemple pour l’exécution d’un contrat),
- communication à des organismes publics ou aux forces de l’ordre, sur demande, ou pour répondre à des demandes légales.
Dans le cadre de ses activités, Travod ne reçoit aucune donnée liée à ses prestataires provenant de tiers.
Transferts internationaux vers des pays tiers
L’organisation interne des activités de Travod fait que certaines de nos équipes sont situées à l’extérieur de l’Espace économique européen (états de l’Union européenne, plus l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein). Par conséquent, vos données personnelles peuvent être transférées à l’extérieur de l’EEE vers des pays sans accord réciproque avec la Commission européenne. Néanmoins, nous assurons un niveau de protection des données équivalent à celui de l’Union européenne par l’utilisation de clauses contractuelles standards pour garantir la sécurité de vos données.
VI. Droits en matière de protection des données
Droit d’accès à vos données personnelles
Vous pouvez à tout moment faire une demande pour obtenir des informations concernant les détails du traitement de vos données personnelles. De plus, vous pouvez demander pendant combien de temps nous stockons vos données personnelles et à qui nous les transférons. Ce droit d’accès peut par contre être restreint pour protéger la vie privée d’autres personnes, pour des raisons commerciales (par exemple pour protéger notre expertise, le secret des affaires, etc.) ou par la loi.
Droit de rectification et droit à l’oubli
Dans le cas où vos données sont incorrectes, incomplètes ou inexactes, vous pouvez demander que nous les corrigions. Si les données personnelles que nous traitons vous concernant sont superflues, vous pouvez nous demander de les supprimer. Ce droit s’applique en accord avec la législation existante et le RGPD.
Droit de restriction d'utilisation
Vous avez le droit de nous demander de restreindre l’utilisation de vos données personnelles dans l’éventualité où vous considérez que les données personnelles que nous possédons vous concernant sont incorrectes ou incomplètes, ou dans le cas où vous contestez leur utilisation. Cette restriction limitera l’utilisation de vos données au seul stockage et s’appliquera jusqu’à ce que l’exactitude des données soit établie ou jusqu’à ce qu’il soit déterminé que votre intérêt dépasse notre intérêt légitime. Si vous avez droit à l’effacement des données que nous possédons vous concernant, vous pouvez en lieu et place nous demander de restreindre leur utilisation au seul stockage.
Droit d’objection et processus de décision automatisé
Vous pouvez contester à Travod le droit de traiter vos données personnelles lorsque nous invoquons notre intérêt légitime, ou que nous agissons dans l’intérêt public ou enfin lorsque nos objectifs sont le marketing direct. Les opérations de traitement seront alors réduites au stockage, comme décrit dans le paragraphe précédent.
Ce droit s’étend également aux décisions basées uniquement sur les processus automatisés, notamment le profilage. Pour ces cas, nous nous réservons le droit de faire intervenir des humains, dans l’objectif d’examiner ces situations.
Droit à la portabilité des données
Dans les situations où nous traitons vos données personnelles automatiquement suite à un consentement ou un accord, vous avez le droit de recevoir une copie des données que vous avez fournies dans un format électronique.
Retrait du consentement
Dans les cas où nous utilisons votre consentement comme base légale pour traiter vos données, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment durant le traitement. Cependant, Travod peut continuer à traiter légalement vos données personnelles en remplissant une obligation contractuelle ou légale.
VII. Exactitude et mise à jour de vos données personnelles
Tant que vos données personnelles sont stockées dans nos systèmes internes, nous nous assurons que ces données sont constamment mises à jour, afin de garantir leur exactitude. Cette pratique a été mise en place pour répondre aux exigences du RGPD, mais aussi pour permettre le rapprochement nécessaire de votre profil professionnel avec les demandes de nos clients. Par conséquent, vous pourrez mettre à jour les informations de votre profil directement sur notre Système de gestion des traductions ou en informant la personne responsable à l’adresse vendor@travod.com.
VIII. Mises à jour de cette déclaration de confidentialité
Cette Déclaration de confidentialité est susceptible d’être révisée régulièrement pour s’adapter à des développements potentiels de nos process ou à des modifications réglementaires externes. Dans cette éventualité, une version mise à jour sera publiée sur notre site internet. Dans l’éventualité de changements significatifs qui peuvent réduire substantiellement vos droits ou augmenter vos obligations, nous vous informerons par e-mail ou via notre Système de gestion des traductions. Nous vous recommandons de consulter cette page régulièrement pour des informations à jour sur nos pratiques de confidentialité.
IX. Coordonnées et dépôt de plainte
Pour toute demande concernant vos droits à la confidentialité ou la manière dont vos données personnelles sont traitées, vous pouvez contacter Travod à l’adresse suivante : Regus 17ème étage, The Pinnacle, rue 67 Albion, Leeds, LS1 5AA, Royaume-Uni ou par e-mail à vendor@travod.com.
Si vous n’êtes pas satisfaits de la manière dont Travod traite vos données personnelles ou de vos interactions avec la personne responsable chez nous, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité de protection des données au Royaume-Uni.
Coordonnées du ICO :
Information Commissioner’s Office
Adresse : Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Tél. : +44 303 123 1113
E-mail : casework@ico.org.uk
Formulaire de contact : https://ico.org.uk/global/contact-us/e-mail/